Brugeropsætning

Opdateringen af brugeradgangsmodulet berør den måde du opretter, indstillinger og rediger interne såvel som ekstern burgeres adgang på. Opdateringen berør brugeropsætning på projekt og konto niveau, på iKontrols hjemmesideDer er tale om en opdatering hvis mål har været at forbedre brugervenligheden af platformen ved at forenkle workflowet, tydeliggøre indstillingsmulighederne og deres konsekvenser, samt gøre det lettere at foretage licensændringer og se den økonomiske konsekvens af denne. Derudover har opdateringen også haft til formål at ændre i hvordan adgangskoder oprettes og administreres, samt tilføje mulighed for at tilknytte licenser på jeres underentreprenører, så de fremover også f.eks. kan udføre Digital KS, hvis det ønskes.

Brugeropsætning på kontoniveau

Licenser

For at gøre det lettere at justere på sit abonnement hos iKontrol har vi opdateret måden du tilkøber licenser på, så du nemt kan tilføje og få adgang til nye licenser på din konto. Som en mindre ændring har selve licensoverblikket fået en opdatering, der gøre det lettere for dig at gennemskue hvad hver licenstype indeholder. Og sidst men ikke mindst, har vi som bonus fjernet administrator licensen og gjort brugertypen gratis, så du frit og kvit kan administrere hvilke af dine brugere der skal være administratorer på jeres konto. Derudover er der kommet en ny licenstype: StorLicens. Licensen giver adgang til Fotodokumentation, Digital KS, Opgaver og Eftersyn –dvs. alle iKontrols moduler.

Interne brugere

Oprettelsen og redigeringen af interne brugere har fået en mindre opdatering der både rummer ændringer i dens udseende, men også dens funktionalitet:

Den interne brugerliste:

  • Du kan fremover, direkte fra listeoversigten, nulstille dine brugeres loginlås til appen, så de igen kan logge ind på nye enheder, i de tilfælde hvor brugeren allerede er logget ind på to enheder.
  • Derudover bliver den brugergruppe som brugerne er knyttet til,synlig i oversigten. Det sparer dig for et par klik, når du skal have overblik over jeres kontoens brugergrupper og hvordan de anvendes.

Fra ’adgangskode’ til ’engangskode’

For alle brugertyper er der kommet en opdatering til hvordan der oprettes og laves nye adgangskoder for brugere. Denne ændring kommer fordi persondatasikkerhed i almindelighed bliver et vigtigere og vigtigere fokus, herunder også for softwareleverandører som os. Derfor har vi fundet det nødvendigt at øge loginsikkerheden således at det ikke længere er administratoren som opretter brugeren, der skal lave adgangskoden. I stedet vil der ved oprettelse, blive sendt en engangskode ud, som skal anvendes ved første login, hvorefter brugeren bliver bedt om at lave deres egen adgangskode. På samme måde vil du opleve at modtage en engangskode på mail hvis du har glemt din adgangskode.

Til de af jer, som har et ønske om at jeres brugere ikke har egen email-adresse tilknyttet iKontrol kontoen har vi gjort det muligt at se den sendte engangskode, så I kan forsætte i den arbejdsgang I har været vant til, hvor I selv videresender og administrerer login oplysninger.

Den interne adgangstype ’Projektleder’ omdøbes til ’Projektadgang’

Vi har i dag en hjemmeside adgangstype der hedder ’projektleder’. Med typen kan du administrere projekter du har adgang til, samt oprette nye. Men da vi oplever at adgangstypens titel til tider går i konflikt med den terminologi som I, vores kunder, til dagligt anvender, har vi valgt at omdøbe den til ’Projektadgang’. Derudover reflekter termen ’projektadgang’ i højere grad hvad adgangstypen omfavner.

Importer bruger

  • Importer brugere via Excel, har fået en mindre opdatering af dens funktionalitet. Her har vi, foruden muligheden for at indstille brugerlicenser og brugergruppenpå de importerede brugere, tilføjet muligheden for på lige fod at opsætte brugernes app-adgang og hjemmeside adgang, så I undgår efterfølgende at skulle bruge tid på at tilpasse de importerede brugeres adgang en ad gangen.
  • Ligeledes har vi tilføjet muligheden for at tilkøbe brugerlicenser, hvis i skulle stå og mangle licenser mens I importer brugerne. På den måde undgår vi at I skal afbryde jeres arbejdsgang, så I nemt kan komme videre.
  • Fjernet funktion: Som en del af opdateringen har vi erfaret at muligheden for at indtaste medarbejder nr. underimportereing afbrugere via Excel, anvendes i et meget begrænset omfang af vores kunder, og da medarbejder nr. samtidig ikke anvendes andre steder påiKontrolsplatforme, har vi valgt at sige farvel tildennefunktion. Det har dog den betydning at det ikke længere vil være muligt at opdaterebrugernes opsætning via import-funktionen,såfremt indtastede medarbejder nummer i det importerede Excel ark stemmer overens med eksisterende brugere på kontoen.

Eksterne organisationer og underentreprenører

Har primært fået en visuel opdatering, dog medtilføjelsen af en ny funktion for underentreprenører: Muligheden for at tilknytte licenser på dine underentreprenører. Vi har længe haft kunder som har haft behov for at deres underentreprenører kan registrere og udfører kvalitetssikring via iKontrol på samme niveau som deres egne,interne brugere kan. Derfor åbner vi med releaset op for at du, foruden at kunne tilkøbe og anvende licenser påinterne brugere, også kan anvende dem på jeres underentreprenører i iKontrol.

Brugergrupper

Igen er der tale om en primært visuel opdatering, dog med følgende ændringer:

  • Brugergruppelisten:Som en tilføjelses til brugergruppelisten har vi gjort det synligt hvorvidt de enkle brugergrupper er sat til at være standard brugergruppe, dvs. Den brugergruppe der som default tilknyttes nyoprettede brugere, samt givet jer mulighed for at aktiver/inaktivere jeres brugere via listen.
  • Brugergruppe indstillinger: Indstillingerne bliver som udgangspunkt det samme dog er der rykket lidt rundt i deres placering, og en modul indstilling er blevet fjernet: Modulindstillingen ‘Eftersyn’ hvor det er muligt at vælge om Eftersyn skal være tilgængelig for brugere fjernes, da lignede indstillinger at finde inde på selve Eftersyns indstillingsside.

Brugeropsætning på projektniveau

Menupunkterne Projektorganisationen og brugeradgange, under projektindstillinger, er blevet samlet under menupunktet ‘Projektorganisationen’, hvor du fremover både får overblikket hvem der har adgang til projektet, internt og eksternt, samt kan administrere projektets brugeradgangen for alle brugertyper (Interne brugere, eksterne organisationer og underentreprenører).

Dermed har vi slået de redigeringsmuligheder du finder under Brugeradgange sammen med menupunktet ‘projektorganisation’, så alle redigeringsmuligheder vedrørende interne og eksterne brugeres adgang til et projekt er at finde samme sted.

Opgavetyper

Foruden den visuelle opdatering, har redesignet betydet tre større ændringer til opgavemodulets funktionaliteter:

1) Opgavelister er blevet til opgavekategorier

Opgavelister, som tidligere befandt sig på projektniveauet, er blevet en integreret del af indstillinger for den enkelte opgavetype, under navnet ’Opgavekategorier’. Med opgavekategorier kan du prædefiner kategorier i form af ’tags’, der er tilknyttet opgavetypen. Disse kategorier kan tilføjes til de enkelte opgaver under opgaveoprettelsen og efterfølgende anvendes som et ekstra sorteringsniveau på administrationssiden og udskrifter.

2) Standard opgaveskabeloner

Som en naturlig del af oprettelsen af opgavetyper, bliver det nu muligt at vælge mellem opgaveskabeloner, så du nemt og hurtigt kan komme i gang med at udføre og oprette opgaver. Skabelonerne har forskellige default-indstillinger, som er skræddersyet til de forskellige anvendelsesscenarier, som vi har erfaring med at vores kunder bruger systemet til.

3) Fjernet funktionalitet:

Brugergruppe som opgaveansvarlig

Vi arbejder hele tiden på at øge vores platformes brugervenlighed, og i den forbindelse skabe en mere ensartet adfærd og enklere opsætning. Det har haft den konsekvens at brugergrupper er blevet fjernet som en mulighed ved indstilling af opgaveansvarlige. Brugergrupper anvendes normalt ikke til at indstille adfærd på registreringstyper, men som en måde at indstille brugeres rettigheder på kontoen, herunder de forskellige moduler såsom Digital KS og Opgave modulerne.

For jer der anvender brugergrupper som standardansvarlig i dag, vil jeres opsætning blive gemt. Dog vil I fremadrettet ikke kunne ændre i hvilken brugergruppe der er sat som standard ansvarlig på en opgavetype.


Send notifikationer som SMS

Ligeledes er muligheden for at sende notifikationer som SMS blevet fjernet. Muligheden er blevet fjernet da den ikke anvendes af vores kunder og samtidig kræver en special opsætning af kontoen for at kunne fungere.

Roller (hvem skal godkende)

Muligheden for at indstille hvem der skal godkende under fanen ‘Roller’ er blevet fjernet da vi har erfaret at langt størstedelen af vores kunder anvender indstillingen for ‘opgaveansvarlig’til styring afhvem der modtager opgaven og herunder skal godkende en udbedring af opgaven.

For jer der anvender indstillingen ‘Roller’, vil jeres opsætning blive gemt. Dog vil I fremadrettet ikke kunne ændring i opsætningen heraf.

Fandt du dit svar?